RFID檔案管理解決方案

一、項目背景

　據國家檔案局統計數據，截止2008年，全國檔案庫房面積為285.6萬平方米，而保存的檔案則有25284.5萬卷;還有各類聲像檔案、以磁盤光盤為載體的電子檔案、縮微膠片檔案等。而且每年各地檔案庫房還承擔著大量的檔案進館儲存任務，絕大部分檔案庫房已接近飽和。因此如何更加高效的利用有限的檔案庫房資源，最大限度開發已有檔案庫房的保管能力，節約檔案庫房建設資金，成為各級檔案部門迫切需要解決的問題。另一方面，近些年隨著檔案寄存中心在各地的興起，檔案高密度存儲直接關系到寄存中心的經濟效益和社會效應。

² 檔案倉庫管理現狀：

　在檔案信息化的過程中，存在著大量的歷史紙質檔案，并且企業的日常運作過程中還在不斷的產生這種檔案。這些資料對于企業來說是很重要的 企業知識，企業分析利用這些檔案的愿望是很迫切的。但傳統的檔案管理模式，由于占用的存放空間大，保管的成本高、保存年限短，易磨損，查找利用困難，安全性保密性不可靠， 不能滿足企業在激烈的市場競爭中高效運作和流通性的需求，RFID的應用解決了這些問題。

² 檔案倉庫管理需求：

1. 實現設備進出倉庫智能化管理。

采用物聯網智能化感知技術，使用手持機結合固定式采集設備，對資產標簽進行標識。

利用智能移動終端或固定式采集設備，完成資產的新增、領用、盤點、 歸還、轉移、維修保養、報廢和清理等日常管理工作，高效、精確的實現了對資產全生命周期的跟蹤管理。

解決了資產家底狀況信息不明、盤點不清、管理信息滯后、維護管理困難等問題， 保證了資產的帳物相符，提高資產利用率，從而實現資產的信息化管理。

2. 解決設備借用、歸還監督管理。

借用設備涉及本公司下屬施工單位也可能涉及外部兄弟單位，如何做到設備借用管理，到期跟催、歸還管理，設備當前使用狀況查詢，將提高設備使用的安全和效率。

3. 設備的維護管理信息化，做到設備到期維護提醒。設備涉及國家質量監督檢測、使用期限日常維護，系統提供日常維護報表，方便設備倉庫管理人員工作。

² 檔案庫房規劃目標：

將無線射頻技術應用到高密度智能化檔案管理領域中，充分利用自動化庫房的優勢和無線射頻技術諸多優點，實現庫房信息管理自動化和檔案入出庫作業的自動化，為提高檔案的流通效率發揮重要的作用。國內外各個行業采用自動化倉庫的情況己經充分證明，使用自動化立體倉庫能夠產生巨大的社會效益和經濟效益。

 

實現檔案資料智能管理信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業務，對檔案流通進行動態的管理，系統通過RFID作為信息載體，對每個檔案流通的每個環節進行數據采集和監控，實現檔案業務辦理的自動化，從而取代傳統的紙質工作流程。提高檔案管理整體的業務管理能力、減少差錯率,實現數據共享、提高對檔案管理的效率、簡化了管理流程、降低了人員的勞動強度，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式，提高服務水平，提升管理的綜合實力。

 

目前將無線射頻技術應用到高密度智能化檔案庫在檔案系統運用較少，積累的經驗不多，無線射頻技術結合高密度智能化檔案庫可在理論和實踐中為檔案的高密度智能儲存做有益的探索，無論是從理論上，還是在實踐中，都是一個飛躍。

二、捷友RFID檔案管理系統功能特點

系統技術特點

1.RFID檔案標簽樣式及內容可自定義。

2.RFID檔案標簽信息個性化加密，防止重要資產信息泄露，強化資產信息的安全。

3.手持智能終端能夠獨立完成資產領用、盤點、歸還、轉移、維修保養、報廢等操作。

4.手持智能終端支持無線聯網在線工作和脫機離線獨立工作兩種工作模式，同時支持多手持智能終端同時工作，數據實時同步。

5.支持檔案按來源、部門、人員、位置、狀態進行盤點統計。

7.資產信息表格批量導入，減少人工錄入的工作量，提高工作效率。

8. 智能信息提醒功能，包括檔案歸還時間、計量時間、維修保養時間、報廢時間等到期提醒。  

9.報警提醒功能，檔案被非授權帶出時發出聲光報警、語音提醒、照片抓拍存檔，防止檔案非授權移動或丟失。

10.管理實時，操作快捷、簡便，日志記錄詳盡，完整的“管理鏈路”。

11.信息按級公開，權限控制嚴格，層級明確，實現“向上負責”；

12.自動識別、距離遠、精度高，抗干擾性能好，分析判斷智能化。

13.人員必須自覺遵從系統規則和操作流程，便于領導實時管控和檢查督促，獨特的安全信用值量化管理；人性化管理、避免沖突。

14.獨特的預警、報警功能；分布式結構，便于組網、機動部署和范圍擴展。

15.模塊化設計，便于功能擴展和特殊模塊定制。

三、射頻識別技術介紹

射頻識別是一種非接觸式的自動識別技術，它通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關數據，識別工作無需人工干預，可工作于各種惡劣環境。射頻識別技術可識別高速運動物體并可同時識別多個標簽，操作快捷方便。

射頻識別系統由一個詢問器（或閱讀器）和很多應答器（或標簽）組成。射頻識別技術包括了一整套信息技術基礎設施，包括：射頻識別標簽，又稱射頻標簽、電子標簽，主要由存有識別代碼的大規模集成線路芯片和收發天線構成，目前主要為無源式，使用時的電能取自天線接收到的無線電波能量；射頻識別讀寫設備以及與相應的信息服務系統。

 

三、RFID檔案管理系統網絡拓撲

 

四、主要技術指標及使用要求

（1）目標標簽種類

無線射頻標簽915超高頻頻段

（2）探測距離

無源RFID——超高頻——3～10m

(3) 數據傳輸方式與性能指標

無線網絡通信與有線網絡通信相結合，性能指標視網絡配置情況而定，系統對網絡帶寬要求為<128kbps

(4)電磁兼容性要求

經實驗環境和實際應用環境測試，與現有經無線電管理委員會審核的產品設備無沖突、無相互干擾。

(4) 環境適應性

見下表：

	RFID	磁條	條形碼
抗污性	好	好	差
外形可塑性	好	一般	無
穿透性	好	好	無
重復使用	好	一般	無

（5）實用性

l 標簽性價比高

標簽成本符合實際用戶所能承受的范圍，且調整靈活，隨著我國加大對標簽制造業的大力扶持和眾多大型生產企業的加入，今后標簽價格將會更加低廉。

l 可靠性高

系統使用標簽符合國際標準。

l 易于維修維護

l 安全保密性

具有信息安全防護與保密手段，保證系統訪問、數據及通信的安全。

l 人機適應性

易于部署、安裝簡便、操作簡單。

l 系統的擴充性

預留接口，可與其他標準件通過開發接口程序實現互連

四、系統架構設計

在原來的非Client/Server結構模式下進行涉密載體管理系統設計實現中，一般采用文件服務器/工作站的結構模式，每當前臺工作站有數據請求的時候，就會打開服務器上的數據庫，用網絡將整個數據庫傳到工作站，在前臺處理完以后，再將整個數據庫傳送回服務器。這樣，聯機事務處理的響應時間和網絡上的無效傳輸大大增加，從而增加了網絡的負擔，降低了相應速度。影響了整個服務器的性能。

采用的Client/Server結構，Client端只要將請求發給Server端，而Server端在處理完請求之后，只是把結果返回給Client端。實際上在網絡傳輸的只有SQL語句和結果數據。同時，Client負責友好的界面與用戶交互。而Server專門負責數據庫的操作、維護、提高了整個系統的吞吐量和響應時間。在Client/Server結構模式下進行檔案系統的設計具有如下一些特點。
　　1、 系統的聯機事務能力大大提高：采用Client結構，使檔案系統合理的劃分數據和功能，均衡分配Client和Server上的負載，減少網絡傳輸，能為聯機事務處理提供高的事務吞吐量，短的響應時間，并且增加用戶數量。
　　2、 系統的開放性和可擴充性能增強：基于Client/Server結構的檔案系統采用開放的Server接口軟件，使不同協議的兩個Client應用軟件可以通過Server聯結，使檔案系統的開放性和易擴充性增強。
　　3、 系統的安全性增強：由于采用Client/Server結構的檔案中，數據的各種操作和維護都在Server端進行，而用戶在Client端根據授權來使用Server端的數據。這樣為數據提供了強有力的安全保證。同時，對數據的可靠性管理以及維護也帶來了方便。
　　4、 充分利用各種資源，提高了檔案系統的應用開發生產率

四、RFID檔案管理系統功能

 

 

指標項	技術參數要求
軟件功能	對庫藏實體檔案實行檔案實體電子標簽化管理，實時感知、跟蹤。具有檔案信息管理、RFID信息管理、檔案庫房盤點、檔案異常移動報警等功能。
空間管理	排架管理：對庫房密集架進行初始化操作，  存址管理：提供設置檔案在排架上的存放位置信息功能，結合RFID或條形碼，對庫區、排架、現有檔案實體的存放位置進行初始化設置 庫房查詢：查詢某個檔案的存儲位置，也可以查詢檔案的狀態
出入庫管理	檔案出庫：對檔案實體因編研利用、整理編目、保護修復、數字化加工等業務工作的需要而離位情況進行管理。預留和城建檔案項目的調檔接口，支持RFID或條形碼出庫操作和圖形化下架操作。
	檔案入庫：對庫房中檔案的入庫、上架情況進行登記，結合庫房平面圖進行上架操作。利用系統設備進行檔案電子標簽信息采集，系統自動記錄檔案歸還時間和檔案信息。
	檔案移庫：對庫房中檔案存放位置的移動進行登記，結合庫房平面圖進行移位操作。
	檔案揀貨管理：系統可提供根據檔案借閱單進行檔案的揀貨管理。
日常管理	即時監控：實時顯示當前進出各區域的RFID檔案信息資料，實時記錄每個區域內，檔案等各項資源“進”與“出”的時間。
	庫房盤點：應用集成手持或密集架RFID等盤點設備，對庫房中的各類檔案的盤點情況進行記錄和維護，可以庫房信息進行查詢和盤點，確認檔案實體的具體存放位置是否正確。
	日常檢查：記錄檔案實體狀態檢查、數量清點、位置核對等情況；可以對檔案庫房的溫度和濕度狀態進行人工登記并對所記錄數據進行分析
	庫房統計：對庫房和裝具的使用率、容積率以及實體檔案的保存情況進行統計。
權限設定	定義各角色對資源單位的使用權限，可細分到每個子功能模塊的使用。

系統工作流程

檔案入館

　　1、接收整理處工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統，通過RFID電子標簽打印機打印出一張電子標簽，同時將檔案信息寫入電子標簽芯片中。電子標簽粘貼至檔案盒表面。

　　2、粘貼好電子標簽的檔案送至保管處進行存放。存放前，保管處工作人員通過RFID讀卡器對檔案電子標簽進行掃描，登記入庫時間并設置具體的存放位置，從而在系統中建立檔案的入庫記錄。

檔案借閱

　　1、 借閱申請

　  通過權限分配有許可的用戶，可以通過WEB端在本地獨立網絡訪問軟件端的借閱申請界面，根據檔號進行借閱

    2.借閱登記

檔案借閱出庫會自動生成借閱登記記錄，借閱人，借閱時間，歸還時間等

　　3.檔案查找

　　每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統，一旦有新的借閱申請，系統會自動將記錄顯示在計算機屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號、存放位置等，工作人員按照申請記錄進行檔案查找。

　　查找完成后，工作人員必須通過讀卡器對電子標簽進行掃描，完成檔案出庫登記，系統中記錄檔案出庫時間、出庫檔案編號。

　　4.檔案借出

　　保管處工作人員將檔案移交給利用大廳工作人員，檔案交給用戶前，必須在系統中進行電子標簽掃描登記，記錄借出時間和檔案編號。

檔案歸還

　　1.用戶完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案電子標簽，登記歸還時間和檔案編號，完成歸還登記。若用戶超過指定的查閱時間，系統會自動提醒;

　　2.保管處工作人員將檔案放回指定存放地點前，要進行電子標簽掃描登記，登記入庫時間，完成登記后，檔案變成入庫狀態。

檔案防盜

　  當檔案被取出時，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進行核對，如果檔案是未經檔案管理信息系統發出出庫指令而異常離開庫位，監控模塊會激活警報模塊發出異常情況警報，以防止檔案被毀、被盜等。

檔案查詢管理

　　用戶在有授權的終端（PC或者平板）進行登錄WEB端程序，根據權限進行檔案查檔功能操作。

檔案銷毀提醒

　　檔案的價值具有時間效應，對于失去存檔價值的檔案需要進行銷毀處理，以減輕對檔案管理資源的占用。當檔案在入館時，將保管期限寫入RFID標簽并存儲于中心數據庫中。在保管過程中，當有檔案達到保管期限時，軟件將自動跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續保管處理。

檔案盤點管理

　　采用RFID技術進行檔案資料的盤點，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點工作變成一項簡單快速的工作。檔案管理系統發出盤點指令，庫房管理終端發送盤點指令到移動終端，庫房管理員根據移動終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標簽信息，完成一個檔案格的盤點操作，依次進行直到完成所有檔案的盤點操作。

 

使用手持機可以方便檔案庫房管理人員對檔案庫房的檔案進行標簽登記、存址發卡、檔案發卡、檔案借閱、檔案歸還、存址管理、檔案盤點、檔案移庫，日常檢查等操作，通過手持設備實現檔案庫房現場無紙化實時管理。

 

六、質量、可靠性、維修性及標準化

硬件設備供應商負責所有硬件質量標準和行業標準的落實；軟件開發部門負責硬件接口與系統的融合，互連、互通、互操作。

售后服務的質量保證，根據合同規定向使用方提供有關的服務，對設備在使用中出現的故障即使提供維修服務等。

 

8．1．1 設計質量控制

重點對技術文件和資料、設計分析、設計輸入輸出、設計更改等環節進行控制。

 

8．1．2 開發質量控制

     擬定實驗規范，按規定履行審批程序，逐一進行，評審過后方可實施；嚴格貫徹質量

評審制度，認真把好質量關，并對評審中提出的問題進行質量跟蹤。

   

8．1．3 硬件設備質量控制

符合國內國際有關技術標準和行業標準，硬件供應商應是獲得資質認可的代理商或有科研背景的公司。

 

8．2 可靠性、維修性控制措施

建立可靠性信息閉環管理系統，制定信息的收集、傳遞、反饋、分析、處理和歸檔等必要的程序和管理要求。

建立故障審查制，對系統研制過程中的重大故障的分析結論和糾正措施的正確性進行審查。

制定硬件控制大綱，明確各類硬件產品的選擇和使用要求以及質量、可靠性和篩選等級的優先程序制定故障報告、分析及糾正措施，以保證故障信息的正確性和完整性，及時利用故障信息對系統進行分析、改造，實現可靠性增長。

最大限度地選用經過質量認證并經使用證明可靠的通用件、標準件，以獲得較好的成熟系數和可靠性。

      

8．3 標準化控制措施

擬定“檔案系統標準化大綱”。明確系統研制過程的標準化要求和各種技術文件的編制要求。

采用標準化原理、方法進行設計，以提高項目研制的通用化、系列化、組合化水平，系統標準化系數不低于70%。

在設計中貫徹標準化思想，大量采用標準件，減少單元品種，系統設計中盡量使用通用化組件，以增強系統組件互換性。

建立標準化檢查制度，檢查系統研制過程中標準化執行情況，組織審查標準化文件，確保標準化大綱的貫徹執行。

 

 

四、所用的主要硬件

1.工業級RFID手持終端

 

 

 

2. RFID超高頻熱轉印機

指標項	技術參數要求
打印頭	懸壓式
分辨率	>=300 dpi (12 dots/mm)
打印方式	直熱/熱轉印
最大打印寬度	不小于120 mm
最大打印長度	>=2500.0 mm
操作方式	批處理模式、剝離模式、切刀模式(可選)
標準接口	串行(RS-232C),并行(IEEE 1284),USB 2.0 ,以太網口
閃存/內存	不小于32 MB SDRAM; 8 MB Flash
RFID性能	MP2 RFID智能編碼技術
質保要求	一年質保服務

 

3. RFID超高頻讀寫器一體機

 

指標項	技術參數要求
尺寸	260MM*260MM*150MM
工作頻段	902MHz～928MHz
通訊接口	RS-232(DB9) RJ45
射頻芯片	INDY R2000
讀寫距離	>5米
符合標準	ISO 18000-6C
工作方式	外觸發控制讀卡或軟件發命令讀卡
射頻功率	0~33dbm,軟件可調
天線	9DB超高頻資產管理專用天線
極化方式	圓極化
工作溫度	-40-70℃

用戶案例